Toute entreprise est tenue d’effectuer un bilan comptable à la fin de chaque exercice. Ce document permet à l’administration de calculer les impôts et les taxes à régler pour l’année écoulée. Il sert aussi à prouver la conformité des transactions réalisées jusqu’à la clôture des comptes annuels. Pour faciliter cette opération, vous disposez actuellement de divers outils et services aidant à éditer un bilan comptable.
Qu’est-ce qu’un bilan comptable ?
Vous devez prévoir du temps pour éditer un bilan comptable, indépendamment des particularités de votre structure. Il s’agit en effet d’un élément incontournable de la liasse fiscale d’une entreprise. Pour rappel, la liasse renvoie aux différentes pièces que vous devez envoyer à l’administration fiscale chaque année. Vous pourrez éviter les retards et les pénalités liées en utilisant un logiciel de comptabilité en ligne.
Plus qu’une simple obligation légale, le bilan comptable est un outil d’aide au pilotage d’une entreprise. Il fait l’état de son patrimoine au moment de la clôture de l’exercice (actifs, passifs, stocks, immobilisations…). Sur cette base, le dirigeant pourra évaluer les résultats par rapport aux objectifs initiaux. Il prendra ensuite des décisions en conséquence. Cette méthode permet à terme de gagner en productivité et d’assurer la croissance de la structure.
Le bilan comptable constitue également une précieuse source d’information pour les associés et les interlocuteurs de l’entreprise. Il est, par exemple, utile pour les clients, les actionnaires, les fournisseurs, les investisseurs… Parmi les entités concernées, l’administration fiscale occupe une place particulière. Elle est réellement stricte par rapport à la conformité du bilan et des écritures comptables. En cas d’anomalie, vous serez passible d’un redressement fiscal ou d’une sanction pour fraude.
Combien de temps cela prend d’éditer un bilan comptable ?
Les comptes annuels prennent généralement plusieurs jours à une équipe organisée et utilisant des logiciels de comptabilité. Dans le cas contraire, vous aurez besoin de beaucoup plus de temps pour éditer un bilan comptable. Cette durée s’explique par les exigences de rigueur et de formalisme de l’opération. De plus, le bilan repose sur un long travail de collecte, de recensement et de vérification de justificatifs.
Avant les comptes annuels, il faudra notamment faire un inventaire des stocks, puis enregistrer et contrôler les écritures de fin d’exercice. Chaque étape nécessite par ailleurs un système d’identification, de suivi et d’archivage en amont. Sans méthode, vous risquez de vous retrouver avec une myriade de pièces non identifiées à la fin de l’année. Vous devrez pourtant déclarer et justifier auprès de l’administration tous vos bons, vos factures, vos devis…
Vous pouvez éventuellement réduire le temps de traitement, si votre structure permet d’effectuer une présentation simplifiée. Dans ce cas, vous ne serez pas tenu d’inclure l’annexe légale dans votre bilan comptable. Cette dispense concerne notamment :
- Les prestataires de service individuels réalisant moins de 238 000 euros de chiffre d’affaires (CA) ;
- Les entreprises individuelles de ventes et fournitures de logement affichant moins de 788 000 euros de CA ;
- Les commerces ne dépassant pas 4 millions d’euros de bilan, 8 millions de CA et 50 salariés.
Il est vivement conseillé de consulter un expert-comptable pour savoir si vous pouvez bénéficier de ces simplifications. Sinon, vous devrez suivre la présentation de base du bilan comptable.
Comment procéder ?
Si vous êtes méthodique et bien équipé, vous réussirez à réduire significativement le temps pour éditer un bilan comptable. Vous pourrez réunir rapidement toutes les pièces nécessaires à la fin de l’année, avec un système d’archivage efficace. Vous améliorerez aussi la fiabilité du classement avec un bon logiciel. Dans ce cas, votre travail se résumera à vérifier les comptes à la clôture de l’exercice.
Aujourd’hui, vous avez accès à des solutions de comptabilité en SaaS permettant de gérer votre facturation et d’éditer votre bilan. Le logiciel permettra entre autres de centraliser et d’accélérer le traitement de vos pièces comptables. De cette manière, vous pourrez enregistrer partout et en temps réel vos bons de livraison, vos reçus, vos factures, vos bons de commandes… Ces documents seront ensuite classés en fonction de leur nature, en prévision de vos comptes annuels.
Avec ce type d’outils, vous bénéficiez souvent de templates permettant de respecter le formalisme associé au bilan comptable. Il suffit ensuite de vérifier les entrées et de compléter les données si nécessaire. D’autre part, la plateforme permet à tous les collaborateurs d’ajouter des informations au fur et à mesure. Vous supprimez ainsi l’étape de la collecte et de l’identification des pièces comptables. Il s’agit d’un gain de temps important pour la gestion de votre comptabilité.