Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document incontournable pour toutes les entreprises soumises à l’obligation de tenir une comptabilité. Instauré en 2014, il constitue l’un des premiers éléments que l’administration fiscale réclame lors d’un contrôle. Sa bonne compréhension et sa conformité sont donc essentielles pour garantir la sécurité comptable et éviter de lourdes sanctions.
Dans cet article, nous allons voir ensemble ce qu’est un FEC, comment générer un fichier conforme et pourquoi il est indispensable lors d’un contrôle fiscal.
Qu’est-ce qu’un FEC (fichier des écritures comptables) ?
Le FEC est un fichier informatique qui reprend l’intégralité des écritures comptables d’une entreprise pour un exercice donné. Il s’agit d’un document normé, au format texte (.txt), qui contient une liste de champs obligatoires définis par l’administration fiscale.
Base légale
Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée doivent être en mesure de produire un FEC en cas de demande de l’administration. Cette obligation est inscrite dans l’article L47 A-I du Livre des procédures fiscales.
Contenu du FEC
Un fichier FEC avec Indy doit inclure un ensemble de données précises, notamment :
- Le numéro d’écriture comptable ;
- La date de l’opération ;
- Le numéro de compte du Plan comptable général (PCG) ;
- Le libellé de l’écriture ;
- Le montant au débit et au crédit ;
- Le journal comptable d’enregistrement ;
- Les références de pièces justificatives associées.
L’objectif est de permettre à l’administration de reconstituer fidèlement l’ensemble de la comptabilité d’une entreprise.
Les entreprises concernées
Toutes les structures soumises à l’impôt (sociétés, associations ayant une activité lucrative, commerçants, professions libérales avec comptabilité informatisée) sont concernées.
⚠️ À retenir : le FEC est obligatoire dès lors que la comptabilité est tenue sur un logiciel, même si l’entreprise est petite.
Comment générer un FEC conforme ?
La conformité du fichier FEC est un enjeu majeur. Un fichier incorrect ou incomplet peut entraîner un rejet par l’administration et exposer l’entreprise à des sanctions.
Utiliser un logiciel comptable certifié
La plupart des logiciels de comptabilité modernes intègrent une fonctionnalité permettant d’exporter un FEC conforme. C’est le cas par exemple des solutions utilisées par les experts-comptables, mais aussi des logiciels de gestion destinés aux petites entreprises.
En utilisant un outil certifié, vous vous assurez que le fichier généré respecte les 18 champs obligatoires fixés par l’administration fiscale.
Vérifier la structure du fichier
Un fichier FEC doit :
- Être au format texte (.txt) avec des séparateurs de champs normalisés (souvent le « | ») ;
- Reprendre l’intégralité des écritures comptables, sans omission ni modification ;
- Utiliser le plan comptable général en vigueur.
L’administration met à disposition un outil de test de conformité en ligne. Cet outil permet de valider la structure du fichier avant de le transmettre.
S’assurer de la qualité des écritures
Un FEC conforme ne suffit pas : encore faut-il que les écritures comptables soient correctement passées. Quelques points de vigilance :
- Respecter la numérotation chronologique des écritures ;
- Vérifier les lettrages de comptes clients et fournisseurs ;
- Assurer la correspondance entre factures et enregistrements comptables.
Procéder à des contrôles réguliers
Il est recommandé de générer un FEC test en cours d’exercice, afin de vérifier la bonne tenue de la comptabilité avant la clôture. Cette anticipation évite les mauvaises surprises au moment d’un contrôle fiscal.
Contrôles fiscaux : pourquoi le FEC est indispensable ?
Le fichier FEC est au cœur des contrôles fiscaux modernes. Sa production est systématiquement demandée dès le début d’une vérification de comptabilité.
Première étape du contrôle fiscal
Lorsqu’une entreprise fait l’objet d’un contrôle, l’inspecteur des impôts réclame le FEC dès la première intervention. L’entreprise dispose alors de 15 jours maximum pour le fournir.
En cas de refus, de retard ou de fichier non conforme, l’administration peut appliquer :
- Une amende forfaitaire de 5 000 € ;
- Ou, si elle est plus élevée, une amende égale à 10 % du montant redressé.
Exploitation du FEC par l’administration
Une fois le fichier transmis, les services fiscaux procèdent à une analyse informatique des écritures. Cet examen permet de :
- Détecter d’éventuelles incohérences (erreurs de saisie, anomalies sur les soldes) ;
- Identifier des écritures suspectes (factures manquantes, charges anormales, irrégularités sur la TVA) ;
- Vérifier la concordance entre la comptabilité et les déclarations fiscales (IS, TVA, CVAE…).
Importance de la transparence et de la traçabilité
Un FEC bien tenu et conforme témoigne de la rigueur de l’entreprise. Au contraire, un fichier mal structuré ou incomplet peut éveiller les soupçons du vérificateur et conduire à un contrôle approfondi.
Le FEC comme outil de sécurisation
Au-delà du contrôle fiscal, disposer d’un FEC fiable constitue un gage de sécurité interne. Il permet de :
- Faciliter les audits comptables et financiers ;
- Répondre rapidement aux obligations légales ;
- Réduire le risque de redressement en cas d’erreur.
Le fichier FEC est bien plus qu’une simple formalité administrative : il est le reflet de la qualité et de la transparence de la comptabilité d’une entreprise.