Cadeau entreprise : comptabilité et dispositions légales

Offrir des cadeaux d’affaires relève d’un exercice délicat pour toute entreprise. Entre stratégie marketing, relations clients et conformité légale, un tel geste nécessite réflexion. En amont, saisir les tenants et aboutissants réglementaires s’avère indispensable. Au sein de cet article, nous examinons les dispositions encadrant l’octroi de présents commerciaux.

Cadeau client : de quoi parle-t-on ?

Un cadeau d’entreprise désigne tout objet ou prestation offert gracieusement par une société à un partenaire extérieur, qu’il s’agisse d’un client, fournisseur, contact commercial ou relation publique. Concrètement, cela recouvre des présents physiques (panier garni, bouteille de vin, fleurs…) comme des invitations (restaurant, hôtel, voyage…). 

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Ces libéralités obéissent à plusieurs objectifs : développer la fidélisation, intensifier la coopération, célébrer un succès commercial, marquer les esprits lors d’un évènement, etc. Bref, il s’agit d’un levier relationnel au service du business.

Toutefois, malgré des visées avant tout économiques, ces dons demeurent encadrés par des règles fiscales et comptables strictes qu’il convient de respecter scrupuleusement. En effet, toute dépense engagée ici doit pouvoir se justifier ultérieurement lors de contrôles Urssaf ou fiscaux.

A contrario, en cas de non-conformité, l’addition peut vite grimper sous forme de redressements : rappels de charges sociales, réintégration de TVA, paiement de pénalités voire amendes pénales. 

Quel montant maximum pour un cadeau client ?

En matière de plafond financier pour les présents d’affaires, la législation demeure souple. Aucun montant maximal n’est fixé textuellement. Pour autant, le fisc analyse la cohérence de chaque dépense au regard de trois critères :

  • Usage dans la profession : le geste commercial consenti doit correspondre aux codes en vigueur dans le secteur d’activité. 
  • Taille de l’entreprise : logiquement, le budget alloué varie selon la surface financière. Une PME n’engagera pas les mêmes sommes qu’un grand groupe. 
  • Caractère mesuré : des dons exagérés ou trop fréquents peuvent être considérés comme anormaux lors d’un contrôle.

À défaut, tout présent jugé excessif ou injustifié risque une requalification en dépense non déductible. Conséquence : la valeur du cadeau se réintègre aux bénéfices imposables. 

Par ailleurs, au-delà d’un montant cumulé de 3000 € par exercice, une déclaration spécifique aux impôts s’impose. Les sociétés y listent alors l’ensemble des libéralités octroyées durant l’année écoulée : 

  • Les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés déclarent sur le formulaire N°2065-SD.
  • Celles sous régime de l’impôt sur le revenu utilisent le 2031-SD.
  • Les entrepreneurs individuels, s’ils ne déposent pas de relevé de frais généraux, doivent mentionner la valeur annuelle des présents offerts sur le 2031-SD.
  • Enfin, micro-entrepreneurs et auto-entrepreneurs échappent à ces relevés et reportings fiscaux.

Comment justifier un cadeau à un client ?

poignée de main pour sceller une affaire, un contrat

L’octroi d’un cadeau ou d’une invitation à un partenaire commercial répond le plus souvent à une stratégie relationnelle ou marketing. Il s’agit en somme d’un investissement business dont la rentabilité s’évalue difficilement. 

Néanmoins, en cas de contrôle Urssaf ou fiscal, cette dépense engagée doit pouvoir se justifier par des éléments tangibles démontrant son intérêt pour l’entreprise.

Concrètement, plusieurs moyens de preuve sont envisageables :

  • Factures, tickets de caisse, notes d’hôtel ou de restaurant avec coordonnées précises du bénéficiaire .
  • Un argumentaire précis du dirigeant expliquant en quoi ce geste commercial servait les objectifs business. 
  • La démonstration d’un surcroît d’activité avec ce partenaire après l’opération : progression des ventes, nouveau contrat signé, etc.
  • Le cas échéant, les retombées médiatiques : coupure de presse évoquant l’opération, publications sur les réseaux sociaux, etc.

Bref, face à toute interrogation des administrations, l’entreprise doit consolider son dossier en archivant scrupuleusement tout élément objectif étayant l’utilité économique du cadeau.

Une bonne préparation en amont sécurise ainsi la déductibilité fiscale de ce type de dépenses.

Peut-on récupérer la TVA sur des cadeaux d’entreprise ?

La TVA acquittée sur des présents offerts à des tiers ne se déduit habituellement pas, même lorsque le geste commercial sert les intérêts de l’entreprise. 

Le fisc considère qu’il s’agit d’un transfert sans contrepartie et non d’une véritable opération imposable.

Toutefois, une exception existe pour les cadeaux de faible valeur, notamment ceux offerts lors des fêtes de fin d’année à titre de relations publiques. Dans ce cas, récupérer la TVA devient envisageable, mais sous réserve de respecter un plafond annuel fixé à 73 € TTC par bénéficiaire. 

En pratique, si les dépenses engagées auprès d’un même client ou contact n’excèdent pas ce montant sur l’année, la taxe se déduit. À l’inverse, au-delà du seuil de 73 € TTC, la TVA payée sur la partie excédentaire ne peut se récupérer. Elle constitue alors un coût net pour l’entreprise.

Les 3 points clés à retenir

  • Offrir des cadeaux à ses relations commerciales relève d’un investissement business dont le ROI se mesure difficilement, mais qui peut s’avérer déterminant.
  • La déductibilité fiscale de tels présents impose le respect de certaines règles (seuils, usage professionnel, preuves du bénéfice engendré, etc.).
  • Optimiser ce poste de charges nécessite d’intégrer finement les dispositions légales afin de sécuriser chaque dépense face au risque de contrôle fiscal.

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