Comment rédiger une réponse par mail pour donner vos disponibilités pour un entretien ?

Votre dossier de candidature a été sélectionné, grâce à un CV et une lettre de motivation bien élaborés ? Les recruteurs posent systématiquement la question concernant votre disponibilité pour un entretien. Certains éléments importants doivent être pris en compte pour y répondre de manière efficace. Comment procéder pour bien formuler votre réponse par email ? Voici quelques éléments de réponse !

Les informations importantes dans votre mail de réponse

En recevant un mail du recruteur pour programmer un entretien d’embauche, vous ressentez à la fois de la joie et de la peur. D’une manière générale, votre interlocuteur souhaite une rencontre physique ou via visioconférence en raison de la pandémie due à la Covid-19. Peu importe la méthode adoptée, une bonne préparation est toujours de mise. Par conséquent, prenez le temps de tout revoir en détail pour mettre toutes les chances de votre côté et vous démarquer des autres candidats.

Il est bon de noter que l’email de réponse doit être envoyé à l’adresse de laquelle votre interlocuteur vous a écrit. Assurez-vous que l’objet de votre courriel indique avec précision la raison pour laquelle vous lui adressez le message. Il est recommandé de lui proposer deux dates afin de permettre à votre futur employeur de choisir celle qui lui convient, en fonction de sa disponibilité. Une fois la date fixée, il se peut que vous ayez un empêchement de dernière minute. Si tel est le cas, il est important de prévenir le recruteur le plus tôt possible et d’indiquer que vous n’êtes pas disponible. N’oubliez pas de mentionner la raison de l’annulation de votre entretien par mail.

Avant d’envoyer votre email, prenez le temps de vous relire afin de vous assurer qu’il ne comporte pas de fautes d’orthographe ou de grammaire. N’hésitez pas à recourir à un logiciel de correction de textes, conçu pour indiquer les éventuelles erreurs. N’oubliez pas non plus de rédiger un message professionnel, clair et concis, tout en exprimant votre réel intérêt pour le poste à pourvoir. Les formules de politesse sont essentielles pour démontrer votre professionnalisme. Il convient également de fournir vos coordonnées, que ce soit dans le corps du mail ou tout en bas de page pour le conclure. Il s’agit peut-être de petits détails, mais ils font toute la différence. Il est également possible de personnaliser votre message. L’objectif est de convaincre votre interlocuteur que les descriptifs conviennent parfaitement à votre secteur d’activité.

Les informations importantes dans votre mail de réponse
Source : shutterstock.com

Comment faire pour donner une première bonne impression

Votre dossier a été sélectionné par le recruteur ? La prochaine étape concerne l’entretien d’embauche, un stade important de la procédure. C’est l’occasion ou jamais de vous démarquer. Par ailleurs, sachez que ce n’est pas toujours le candidat qui présente le profil idéal qui réussit à décrocher le poste. En effet, c’est souvent celui qui a su donner la meilleure impression qui séduit les responsables des ressources humaines.

Toutefois, il se peut que vous manquiez de disponibilité pour une raison ou une autre. Il est ainsi essentiel de savoir vous montrer arrangeant pour éviter que votre futur employeur ait une piètre opinion de vous et change d’avis en privilégiant les autres candidats. Il est aussi important de répondre de manière claire et concise à toutes les questions posées par le recruteur dans le mail.

Comment bien vous préparer ?

Avant l’entretien d’embauche, il convient de toujours bien vous préparer, aussi bien mentalement que physiquement. Votre entourage vous conseille souvent de rester vous-même. Cependant, il n’est pas toujours facile de convaincre le recruteur si vous vous présentez en tenue cocooning et décontractée. Il est ainsi nécessaire de toujours vous informer au préalable concernant les pratiques de l’entreprise. Dans cette optique, dans le cas où vous postulez pour un poste d’employé de bureau, n’hésitez pas à venir en costume et en tailleur. Si vous souhaitez travailler pour une entreprise de mode, présentez-vous en tenue tendance.

En vous informant en amont sur l’entreprise, vous serez bien armé lors de l’entretien d’embauche. Outre les activités, faites également des recherches sur les activités ou le chiffre d’affaires. Grâce à ces données, vous êtes en mesure d’impressionner les recruteurs, car vous démontrez votre intérêt, non seulement pour le poste, mais également pour la société. Toutefois, durant l’entrevue, prenez le temps de toujours bien réfléchir avant de répondre aux questions qu’ils vous posent. En effet, évitez d’en faire trop ou pas assez. C’est pour vous l’occasion de prouver que vous êtes le candidat idéal pour le poste proposé en démontrant vos compétences et votre motivation.

Quid du format du mail ?

Que vous optiez pour un email de standard ou personnalisé, il convient d’adopter le bon format :

  • Pour la salutation, un « Bonjour M./Mme » suffit amplement, ne cherchez pas à impressionner le recruteur avec une formulation ambiguë ;
  • Pour témoigner votre reconnaissance à votre interlocuteur, contentez-vous de l’exprimer en une seule phrase : « Je vous remercie de l’intérêt que vous avez porté à ma candidature » ;
  • Pour exposer vos disponibilités, il convient d’introduire le sujet avec la phrase « Vous trouverez ci-dessous mes disponibilités », en prenant soin de fournir deux propositions de dates et d’heures ;
  • Pour conclure votre mail, signez votre message avec votre prénom et votre nom, ainsi que vos coordonnées. Pour la formule de politesse, préférez « Cordialement », qui est la forme passe-partout.

N’oubliez pas que rien ne vaut un message synthétique, simple et efficace, et qui va droit au but, avec le style et la longueur appropriés. Pour mettre toutes les chances de votre côté, n’hésitez pas à vous référer au mail envoyé par le recruteur. Pour éviter que le contenu soit trop minimaliste, ajoutez une phrase pour témoigner de votre motivation pour le poste proposé avant de conclure.

Quid du format du mail ?
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L’importance du mail pour confirmer l’entrevue

Bien que cela soit assez rare, il arrive qu’un recruteur oublie un rendez-vous planifié. Pour éviter tout désagrément, vous pouvez écrire un mail de confirmation et de rassurer par la même occasion le recruteur concernant votre disponibilité. Cela ne vous prendra que quelques minutes, mais jouera à votre avantage. C’est pour vous l’occasion de lui montrer qu’il a affaire à un candidat qui ne manque pas de professionnalisme.

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