Aujourd’hui, toutes les entreprises possèdent un parc informatique. Plus ou moins fourni selon les structures, le matériel informatique se doit d’être correctement entretenu. Pour cela, il est généralement conseillé de faire appel à des prestataires spécialisés dans la maintenance informatique. Un contrat de maintenance informatique est alors rédigé afin d’encadrer cette prestation.
Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance informatique ? Pourquoi faire un contrat de maintenance informatique ? Quelles informations doit contenir cette convention ? Peut-on résilier un contrat de maintenance informatique ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.
Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance informatique ?
Le contrat de maintenance informatique est un contrat encadrant l’entretien d’un parc informatique par un prestataire. C’est un contrat qui est passé entre une entreprise spécialisée (entreprise de services informatiques) avec Axido, par exemple, et un client qui veut externaliser la maintenance de ses outils informatiques.
Un contrat de maintenance informatique est ainsi une convention encadrant un acte rémunéré récurrent. Dans ce document, on prendra soin de lister et définir l’ensemble des tâches impliquées dans la maintenance du parc informatique du client.
Pourquoi en faire un ?
Assurer la maintenance du parc informatique d’une entreprise est quelque chose d’essentiel pour que les employés puissent travailler correctement.
Externaliser cette maintenance en faisant appel à une entreprise spécialisée est ensuite le meilleur moyen de garantir une bonne gestion de son parc informatique.
Un contrat de maintenance informatique est alors l’accord écrit qui liera un client à une entreprise de services informatiques.
Quelles informations doit-il contenir ?
Tout d’abord, il est essentiel de définir la nature et l’objet du contrat : le périmètre d’action d’un contrat de maintenance informatique devra être correctement et précisément décrit (type de contrat, description des tâches, fréquence des opérations, obligations du prestataire et du client, etc.).
Ainsi, une maintenance informatique peut être :
- Préventive : pour anticiper les éventuels risques de pannes grâce à des vérifications régulières du parc informatique. Grâce à des missions d’audit et de monitoring du parc informatique, le client pourra ainsi éviter de potentielles défaillances matérielles ;
- Corrective : en cas de panne, un contrat de maintenance informatique peut spécifier certaines actions pour remettre en état de fonctionnement un ou plusieurs équipements du parc informatique d’un client. L’entreprise gérant la maintenance peut aussi dans ce cas proposer une solution temporaire (maintenance palliative) avant de corriger le dysfonctionnement du client.
Enfin, il est possible de confier l’ensemble de la gestion de son parc informatique à une entreprise de service informatique : c’est l’infogérance. De l’installation à la maintenance informatique en passant par la sécurisation et la mise à jour du parc informatique, le contrat de maintenance informatique spécifiera alors l’ensemble des tâches que le prestataire de services s’engage à réaliser.
Remarque : le contrat de maintenance informatique devra préciser les différents modes d’intervention de l’entreprise de services informatiques. En effet, une intervention peut se faire sur site ou à distance.
En plus de ces informations, un contrat de maintenance informatique devra contenir d’autres éléments comme :
- La désignation de chaque partie : nom du client et du prestataire, adresse du siège social, montant du capital social, numéro Siret, forme juridique, identification du représentant légal… ;
- Le tarif de l’ensemble de la prestation de maintenance informatique ainsi que les modalités de règlement de la prestation (au ticket, au forfait, avec un abonnement…) ;
- La durée du contrat ;
- Une clause de responsabilité et de sanction : responsabilité, délai de garanti, résolution des litiges… ;
- Des clauses de confidentialité ;
- Une clause d’exploitation des données.
Enfin, un contrat de maintenance informatique devra inclure les différentes clauses de résiliation de la convention.
Peut-on résilier un contrat de maintenance informatique ?
Oui, il est tout à fait possible de résilier un contrat de maintenance informatique. Quelque soit les raisons (besoins qui ont évolué, service insatisfaisant, liquidation judiciaire…), les deux parties ont la possibilité d’initier une résiliation de contrat dans plusieurs situations :
- À l’échéance d’un contrat à durée déterminée : il suffit de ne pas renouveler le contrat une fois l’échéance atteinte ;
- Au cours d’un contrat à durée déterminée : il est possible de résilier le contrat d’un commun accord avant l’échéance de la convention ;
- Contrat de maintenance informatique à durée indéterminée : il faut envoyer une demande de résiliation par courrier recommandé avec accusé de réception en respectant le préavis afin de ne pas faire de rupture abusive de contrat.