Le nombre d’entreprises recourant à un coffre-fort numérique ou CFN est en constante augmentation. Ce dispositif à la pointe de la technologie assure le respect du RGPD et simplifie la gestion de documents grâce à la dématérialisation. Pourquoi se tourner vers l’archivage numérique dans votre stratégie de digitalisation RH ? Il garantit la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la pérennité des données. Tour d’horizon !
Coffre-fort numérique : définition
Aussi appelé coffre-fort électronique, coffre-fort virtuel ou e-vault, le coffre-fort numérique est un composant du SAE ou système d’archivage électronique. Il permet d’archiver, de centraliser et d’indexer des données sensibles dans un environnement sécurisé. L’enregistrement et la sauvegarde des fichiers numériques sont réalisés sur un espace de stockage en ligne. Cet outil digital est conçu pour conserver les documents dématérialisés classés « confidentiels » en toute sécurité. Il peut s’agir de :
- Documents administratifs (contrats d’assurance, statuts, etc.) ;
- Documents RH (bulletins de paie des salariés, contrats, etc.) ;
- Documents R&D (brevets, projets, etc.)
- Pièces comptables (données bancaires, bilans, factures, etc.).
Dans le cadre de la sécurisation des données confidentielles, il convient ainsi de les numériser et de les stocker dans un coffre-fort électronique fiable tel que celui proposé par MyPeopleDoc. Il vous permet d’établir un système d’archivage à vocation probatoire afin d’accéder en quelques clics à vos documents en cas de contrôle administratif ou de contestation. En outre, les documents archivés ne perdent pas de leur valeur juridique.
En effectuant une copie numérique de vos documents papier, vous profitez d’une protection optimale de votre patrimoine informationnel contre les risques de perte, de vol ou de détérioration. Cette solution fiable est parfaite dans un contexte de réglementation en constante évolution, surtout avec l’entrée en vigueur des lois de simplification liées au domaine fiscal et social. Ainsi, la diffusion de documents professionnels est facilitée, tout en attestant leur intégrité, leur origine et leur traçabilité.
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort électronique gagne en popularité auprès des entreprises grâce aux nombreux avantages qu’il propose.
Un niveau de sécurité élevé
Les documents de vos salariés, clients et partenaires sont archivés dans un espace personnel hautement sécurisé, à l’image de l’application Digiposte. Cet outil digital garantit la traçabilité des fichiers numériques, grâce notamment au timestamping, signifiant horodatage. L’opération consiste à se servir d’un sceau électronique pour associer le document dématérialisé concerné à une date et une heure ou à un événement particulier par exemple. Il est bon de noter que le CFN est encadré par des normes liées à la confidentialité et à la sécurité des données, telles que la norme Afnor NF Z42-020. Elle définit les spécifications fonctionnelles d’un CCFN (composant coffre-fort numérique). Ainsi, la conservation à long terme, la pérennité et l’intégrité des données confidentielles de votre entreprise sont parfaitement respectées grâce au contrôle d’accès et au cryptage des bases de données.
Un gain de productivité
Recourir à un coffre-fort numérique permet d’assurer à vos équipes un gain de productivité. En effet, les salariés concernés n’auront plus à chercher la photocopie d’un document pendant des heures. Dans la même optique, ils ne seront plus obligés de réaliser des tâches chronophages comme l’impression et l’envoi des bulletins de paie par courrier. Ces opérations à effectuer au moins une fois par mois prennent beaucoup de temps. En les automatisant grâce à un espace de stockage dédié, comme celui proposé par Nibelis, vous profitez d’un gain de temps optimal. L’accès au service de stockage électronique et la recherche des fichiers sont aussi facilités. Les responsables n’auront plus à mettre sous pli et à distribuer en main propre les documents sous format papier.
Une réduction de l’empreinte environnementale
En plus de développer la marque employeur en misant sur une image dans l’air du temps, l’utilisation du CFN est également synonyme de réduction de l’empreinte écologique. En effet, elle contribue à la stratégie RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), notamment la diminution des déchets de consommables. Comme précisé précédemment, les impressions papier sont réduites au maximum. Grâce à la dématérialisation des bulletins de paie et du BSI (bilan social Individuel) à destination des salariés, vous adoptez le principe « DRH écolo ». Toutes les démarches sont désormais réalisées en ligne. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de mettre en place un coffre-fort numérique pour profiter d’un gain de place considérable dans les locaux de votre entreprise. Vous pouvez dire adieu aux vieilles armoires d’archives remplies à ras bord.
Les fonctions d’un coffre-fort numérique
En utilisant le coffre-fort électronique, certaines tâches sont automatisées. La traçabilité, la conformité et l’intégrité des données sensibles sont garanties grâce à ce service sécurisé. Il permet d’envoyer, de recevoir, de trier, de classer et d’archiver les documents en quelques clics. Il est bon de préciser que même l’hébergeur n’a pas accès aux données stockées dans ce coffre-fort numérique. En tant que client utilisateur, vous êtes le seul à posséder la clé de déchiffrement, nécessaire pour accéder aux fichiers cryptés. Les documents relatifs à votre entreprise, vos salariés, vos partenaires et vos clients sont ainsi conservés dans un espace totalement à l’abri des personnes malintentionnées et des intempéries.
Le CFN est aussi conçu pour vous offrir une gestion administrative personnelle, simple et efficace. En effet, cet outil digital peut être paramétré pour recevoir automatiquement vos relevés bancaires, vos avis d’impôts ou vos factures, entre autres. Il vous est possible de les partager et de les diffuser à des tiers grâce à des liens de partage sécurisés. Cette fonctionnalité vous sera d’une grande aide lorsque vous constituez un dossier de crédit immobilier par exemple. Pour garantir la sécurité des données, le coffre-fort numérique propose les fonctions de base suivantes :
- Dépôt, lecture, archivage et destruction des données ;
- Affichage du contenu du coffre-fort ;
- Lecture des métadonnées techniques ;
- Vérification de l’intégrité des archives ;
- Possibilité de consulter le journal des identifiants ;
- Indication précise concernant l’horodatage des versements ;
- Restitution des données en vue d’une lecture ou d’une destruction.
Concrètement, le CFN est un composant du logiciel de gestion électronique des documents (GED). Le processus de conservation de cette solution ouverte est réalisé en deux étapes, à savoir le scellement électronique et l’archivage. L’objectif est de rendre détectable toute tentative de modification ultérieure et de s’assurer que les documents signés sont juridiquement recevables. Ainsi, l’intégrité du document et l’identité de l’émetteur sont garanties. Pour ce faire, trois critères sont à prendre en compte :
- La présence d’une signature électronique permettant d’authentifier l’auteur du dépôt ;
- Un système d’horodatage certifié pour prouver l’heure d’émission ou de réception d’un document ;
- Un calcul d’empreinte numérique pour s’assurer que le fichier n’a pas été modifié dans le temps.
Le client utilisateur a la possibilité d’accéder à ces données depuis n’importe quel support, PC, smartphone ou tablette.
Quid des différents usages professionnels du CFN ?
Le coffre-fort électronique est utilisé pour diffuser les documents RH aux collaborateurs. Depuis l’entrée en vigueur de loi El Khomri du 1er janvier 2017, la dématérialisation des documents importants est désormais requise, entraînant la digitalisation du service RH. Il est désormais possible de remettre les bulletins de paie au format numérique grâce au CFN, sans avoir à demander l’accord préalable du collaborateur. Dans cette optique, d’autres documents sont numérisés, à savoir les contrats de travail, les avenants, les primes d’intéressement, le BSI, le STC, etc.
Ce service en ligne facilite également le stockage et la remise de documents relatifs aux clients. Par exemple, les banques et les compagnies d’assurance se servent du coffre-fort numérique pour stocker différents documents tels que les relevés de compte ou les décomptes de remboursement. Un espace personnel sécurisé est créé pour permettre aux clients d’accéder aux différents documents en quelques clics. Suivant l’article R. 55-4 du Code des postes et des communications électroniques, la durée légale de conservation des documents stockés doit être précisée dans le contrat de fourniture de service de CFN. Par exemple, la disponibilité des contrats de travail en version numérique est fixée à 5 ans, contre 50 ans pour les bulletins de paie.
Factorial : Vos fiches de paie distribuées de manière sécurisée en quelques minutes
Factorial est une solution RH équipée d’un coffre-fort numérique Desk RH. Simple et intuitif, les 60 000 clients de cette solution ont accès à leurs fiches de paie depuis n’importe quel appareil (mobile, tablette et ordinateur).
En cas de départ d’un collaborateur, il lui suffit de télécharger en un clic ses différents bulletins de paie. Avec Factorial, vous pouvez archiver et distribuer les bulletins de paie, contrats de travail et autres documents essentiels sous un format électronique de façon instantanée et en toute sécurité.
Ce qu’il faut retenir du coffre-fort numérique
En conclusion, la dématérialisation et la numérisation des documents administratifs est désormais une réalité que les entreprises doivent gérer afin d’assurer une sécurité maximale à leurs dossiers. Le coffre-fort numérique est une solution sécurisée qui présente de nombreux avantages, de l’amélioration de l’archivage à la facilitation de l’accès.
Pour choisir votre propre coffre-fort numérique, vous devez prendre en compte certains critères et comparer les meilleurs outils avant de prendre votre décision. Une fois que vous aurez effectué les recherches nécessaires, vous constaterez l’efficacité que ce type d’outil peut apporter à votre entreprise.
Plus pratique et moins risqué que les solutions de stockage traditionnelles, l’investissement dans un coffre-fort numérique vaut vraiment la peine d’être envisagé. Avant de prendre des décisions sur la manière de stocker des documents essentiels au sein de votre structure, n’oubliez pas de découvrir les avantages de la sécurité numérique et d’en faire un outil puissant pour la réussite de votre entreprise.