Écrire un mail pour une annulation d’entretien : savoir y mettre les formes

Vous devez annuler un entretien d’embauche à cause d’un imprévu ou d’un empêchement ? Dans une telle situation, vous devez prévenir le recruteur rapidement tout en respectant certaines règles. Dans le cas contraire, vous annihilerez toute chance de décrocher un autre entretien à l’avenir.

Comment annuler un entretien d’embauche ?

Pour diverses raisons, vous pouvez ne pas être en mesure de vous présenter à la date et à l’heure prévues pour un entretien d’embauche. Ce dernier sera forcément annulé si vous ne vous y rendez pas. Par politesse, il convient cependant de prendre la peine d’informer le recruteur que vous ne pourrez pas honorer votre rendez-vous, que vous souhaitiez ou non le reporter. Faire preuve de courtoisie vous permettra de préserver votre image et de continuer à entretenir de bonnes relations avec votre interlocuteur.

Si vous envisagez d’annuler un entretien d’embauche par mail, voici plusieurs règles d’éthique professionnelle que vous devrez absolument respecter.

Comment annuler un entretien d'embauche ?
Source : shutterstock.com

Faire savoir la nouvelle au recruteur dans les plus brefs délais

Il est important de prévenir le recruteur le plus tôt possible, car il s’agit avant tout d’une preuve de politesse. Par ailleurs, votre interlocuteur aura de cette manière la possibilité de se réorganiser. Il appréciera sans aucun doute de vous voir montrer de la considération pour son temps et son travail. L’idéal est de communiquer la nouvelle au moins 24 heures à l’avance.

Il se peut que vous ne puissiez pas respecter ce délai si la raison qui vous empêche de vous présenter à votre entretien d’embauche survient à la dernière minute. Dans une telle situation, il est crucial de prévenir la personne chargée du recrutement de votre incapacité à honorer votre rendez-vous dès que vous apprenez que vous ne pourrez pas vous y rendre. Il est de ce fait préférable de passer un appel téléphonique pour avoir la certitude que la nouvelle a bien été reçue.

Donner vos disponibilités pour un éventuel report

Si vous ne pouvez pas vous rendre à votre entretien d’embauche, mais que vous souhaitez toujours décrocher le poste, il est primordial de réaffirmer votre intérêt auprès du recruteur. Vous serez ainsi susceptible d’obtenir un autre rendez-vous.

Écrivez à votre interlocuteur comme si vous lui envoyiez une réponse de mail en cas de disponibilité pour un entretien. Concrètement, vous devez indiquer dans votre message plusieurs possibilités de créneaux. Si votre profil correspond aux besoins de l’employeur, il y a de fortes chances que le recruteur accepte de reporter votre entrevue.

Faire preuve de concision et de courtoisie

Vous n’êtes pas tenu de préciser la raison qui explique votre incapacité à assister à votre entretien d’embauche. Cela dit, il vaut mieux la fournir pour que le recruteur puisse bien comprendre les circonstances de l’annulation. En effet, celui-ci appréciera sûrement de savoir que cette dernière résulte d’un motif sérieux. Évitez néanmoins de vous étendre sur la raison qui vous a poussé à annuler votre entrevue. Le recruteur n’aura sans aucun doute pas le temps de lire une longue dissertation. Ainsi, deux phrases tout au plus seront amplement suffisantes.

Par ailleurs, n’oubliez pas de présenter des excuses pour le dérangement occasionné en veillant à être le plus poli possible. Si vous souhaitez faire reporter votre entretien d’embauche, cela augmentera vos chances d’obtenir un autre rendez-vous. Et même si vous ne voulez pas que votre entrevue soit reprogrammée, une attitude courtoise reste de rigueur. En effet, entretenir de bonnes relations de travail vous aidera à vous constituer un solide réseau professionnel et à faire avancer votre carrière.

Rappeler les détails de l’entretien

Dites-vous que plusieurs candidats doivent probablement se présenter au poste pour lequel vous comptez annuler l’entretien. Qui plus est, le recruteur peut faire passer des entrevues pour des postes différents dans la même entreprise. Par conséquent, en plus de votre nom, il est préférable de rappeler les détails de votre entretien, c’est-à-dire :

  • La date et l’heure auxquelles il devait normalement avoir lieu ;
  • Le poste pour lequel vous vous portez candidat.

Vous faciliterez ainsi la tâche du recruteur, ce qu’il ne manquera pas d’apprécier.

Relancer votre interlocuteur

Si vous souhaitez que l’entretien d’embauche auquel vous ne pouvez pas assister soit reprogrammé, pensez à recontacter le recruteur quelques jours après l’envoi du mail d’annulation. La relance est d’autant plus importante si vous n’avez reçu aucune réponse de sa part. Il s’agit de l’occasion de vous excuser une nouvelle fois et de démontrer que le poste proposé suscite un vif intérêt chez vous.

D’autre part, il se peut que le recruteur ait tout bonnement oublié de reprogrammer votre entretien. Votre relance le lui rappellera. Dans le cas où le poste aurait déjà été accordé à quelqu’un, vous en serez sûrement informé suite à votre relance, ce qui vous évitera d’attendre inutilement. Vous pourrez tout de même indiquer au recruteur que vous êtes ouvert à d’autres opportunités. 

Comment annuler un entretien d'embauche ?
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Exemple d’email pour annuler un entretien d’embauche

L’annulation d’un entretien d’embauche par mail exige de savoir y mettre les formes. Veillez à peser vos mots et à formuler les bonnes phrases pour expliquer la situation. L’objectif consiste à faire ressentir au recruteur que le fait de ne pas pouvoir honorer votre rendez-vous vous jette dans le désarroi.

Voici un exemple de mail que vous pouvez personnaliser pour annuler un entretien d’embauche :

Objet : [Votre nom] – Annulation d’entretien d’embauche

Madame/Monsieur,

Je vous remercie une nouvelle fois du temps que vous avez consacré à l’examen de ma candidature pour le poste de [intitulé du poste]. Je vous envoie ce mail pour vous informer que je suis malheureusement contraint(e) d’annuler notre rendez-vous qui devait se tenir le [date et heure].

En effet, [indiquez la raison si vous le souhaitez]. Je vous présente mes excuses pour le dérangement occasionné et tiens à vous remercier de l’intérêt que vous avez manifesté envers mon profil.

Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, mes respectueuses salutations.

[Votre nom]

Comment reporter un rendez-vous poliment ?

Si vous ne pouvez pas vous présenter à un entretien d’embauche comme prévu, mais que le poste vous intéresse tout de même, il vous sera utile d’apprendre à demander le report du rendez-vous. Dans une telle situation, la politesse est plus que jamais de rigueur.

Voici un exemple de mail que vous pouvez personnaliser pour annuler un entretien d’embauche et demander un report :

Objet : [Votre nom] – Demande de report d’entretien d’embauche

Madame/Monsieur,

Je vous remercie une nouvelle fois du temps que vous avez consacré à l’examen de ma candidature pour le poste de [intitulé du poste]. Je vous envoie ce mail pour vous informer que je suis malheureusement contraint(e) d’annuler notre rendez-vous qui devait se tenir le [date et heure].

En effet, [indiquez la raison si vous le souhaitez]. Cependant, bien que je ne sois pas en mesure de me présenter à la date convenue, je tiens à réitérer mon vif intérêt pour le poste et me tiens à votre disposition les [indiquez vos disponibilités] au cas où vous souhaiteriez reprogrammer notre rendez-vous. Le cas échéant, n’hésitez pas à me faire savoir la date qui vous convient le mieux.

Je vous présente mes excuses pour le dérangement occasionné et tiens à vous remercier de l’intérêt que vous avez manifesté envers mon profil.

Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, mes respectueuses salutations.

[Votre nom]

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