Congé maternité ou paternité, maladie, adoption… Autant de motifs pouvant mener un employé à faire un arrêt de travail. En tant qu’employeur, vous vous devez alors de compléter un document spécifique pour le versement des indemnités journalières du salarié : le formulaire S3201. A quoi sert-il, où le trouver et surtout comment bien le remplir ? C’est à découvrir dans cet article.
Qu’est-ce qu’un formulaire S3201 ?
Le formulaire S3201 est aussi appelé Cerfa 11135*04. C’est donc un document officiel du centre d’enregistrement et de révision des formulaires administratifs. Il équivaut à une attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières de la Sécurité Sociale à un employé. En effet, le formulaire S3201 permet en premier lieu de déterminer si le salarié remplit toutes les conditions pour percevoir des indemnités journalières puis dans un deuxième temps, d’évaluer le montant de ces indemnités.
En tant que dirigeant d’une entreprise, ce formulaire vous sera utile lorsque l’un de vos salariés se retrouvera en situation d’arrêt de travail. Les motifs peuvent être les suivants : maladie ; grossesse ; congé maternité ou paternité et adoption notamment. Le formulaire S3201 ne concerne pas les arrêts pour accident de travail ou maladie professionnelle (il s’agit du S6202).
En tant qu’employeur, une fois l’arrêt de travail de votre salarié reçu et après la fin de son congé, vous devrez remplir ce formulaire minutieusement puis l’envoyer à l’assurance maladie à laquelle est affilié votre salarié. Si vous ne le faites pas, vous vous exposez à des poursuites judiciaires devant les Prud’hommes.
Où se le procurer ?
Le formulaire S3201 est disponible au téléchargement sur le site de l’assurance maladie Ameli. Il est possible de remplir le formulaire directement sur l’ordinateur, sous format PDF. L’employeur se doit ensuite de l’imprimer et de le signer avant de l’envoyer à l’adresse de l’assurance maladie de son employé.
Si l’arrêt de travail du salarié en question se prolonge au delà de 6 mois, il vous faudra remplir un autre formulaire, le S3202, également téléchargeable en ligne.
Une deuxième solution existe si vous souhaitez déclarer l’arrêt de travail de l’un de vos employés par voie dématérialisée : sur le site net-entreprise.
Pour utiliser ce service, il faudra vous créer un compte sur le site. L’attestation de salaire sera accessible un jour après l’inscription.
Votre salarié peut également vérifier auprès de sa mutuelle si celle-ci prend en charge la différence entre la somme de l’IT et son salaire.
Comment remplir le formulaire S3201 ?
Pour savoir comment remplir le formulaire S3201, lisez bien ce qui suit car celui-ci ne doit comporter aucune erreur : la caisse d’assurance maladie de votre salarié va utiliser ce document pour déterminer le montant des indemnités journalières dont il pourra bénéficier. Ce formulaire est divisé en plusieurs sections où vous devez :
- cocher le motif de l’arrêt de travail : maladie ; maternité ou paternité ;
- Section 1, renseigner vos informations dans la partie “Employeur” : nom, prénom, dénomination de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone et numéro de SIRET ;
- Section 2, renseigner les informations de l’employé concerné : son état civil, son numéro de Sécurité Sociale (15 chiffres), sa catégorie professionnelle (apprenti, ouvrier, cadre, etc.), son numéro d’immatriculation et de matricule dans la société ;
- Section 3, indiquer la situation à la date d’arrêt (salarié au travail ou en congés payés) dans la partie “Renseignements permettant l’étude des droits”, la date du dernier jour de travail et celle de la reprise ;
- préciser si le salarié entre dans la catégorie “cas général” (travail en continu) ou “cas particulier” (travail non continu tel que les VRP ou pigistes par exemple). Indiquez également le montant des cotisations salariales et la période correspondante ;
- cocher “Plus de 200h” ou “Plus de 800h” si votre salarié a travaillé ce quota d’heures dans les 3 mois précédant l’arrêt de travail ;
- prendre en compte les 3 derniers salaires de votre employé pour la période de référence s’il exerce un travail continu. Pour un travail non continu, n’hésitez pas à vous référer à ses 12 derniers salaires ;
- indiquer le nombre d’heures réelles effectuées par le salarié et le nombre d’heure qu’il aurait dû faire en travail à temps complet ;
- noter le montant des salaires bruts dans “Salaires de référence” (vous avez la possibilité de joindre les bulletins de salaires de votre employé avec ce formulaire). Attention, une seule paie par ligne et précisez bien la nature des salaires (bruts ou nets) ;
- confirmer le motif de l’arrêt de travail ;
- Section 4, le salarié doit signer une attestation sur l’honneur si le motif de l’arrêt de travail est un congé maternité / paternité ou une adoption ;
- Section 5, selon votre convention collective, l’employé peut recevoir un salaire complet ou partiel durant son congé. Vous pouvez donc demander une subrogation (l’employeur “avance” les indemnités journalières à son employé et c’est lui qui perçoit alors celles versées par la CPAM, lui remboursant son avance).