L’extrait KBIS fait partie des pièces incontournables pour le représentant légal d’une société. En effet, il est obligatoire dans de nombreuses démarches administratives. Certains professionnels peuvent aussi demander ce document avant d’envisager ou de confirmer un partenariat commercial. Malgré son importance, le KBIS est assez peu connu des créateurs et chefs d’entreprise. Qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?
C’est quoi l’extrait KBIS ?
L’extrait KBIS est une pièce justifiant l’existence légale d’une société ou d’un établissement commercial. Il atteste que l’activité est immatriculée au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Ce document révèle également la situation juridique d’une entreprise à un instant précis. À ce titre, l’obtention d’un extrait est facilitée par le tribunal de commerce.
Le KBIS doit être daté de moins de 3 mois pour être accepté dans le cadre de formalités officielles. Cette durée correspond au critère de validité des documents opposables pour les démarches administratives. Ainsi, l’entrepreneur prouve qu’il exerce son activité légalement au moment de l’action considérée.
L’extrait est souvent considéré comme la carte d’identité d’une société. En effet, il reprend tous les renseignements figurant au RCS. Le document mentionne aussi le nom du greffier du tribunal de commerce qui a enregistré la société. Concrètement, il inclut les informations essentielles sur la société :
- Dénomination sociale ;
- Forme juridique (SAS, SASU, SARL, etc.) ;
- Numéro SIREN ;
- Code APE ou NAF ;
- Montant du capital social ;
- Nature de l’activité ;
- Date de création ;
- Durée d’existence ;
- Adresse du siège et des éventuels établissements secondaires ;
- Adresse du site internet ;
- Présentation du dirigeant, des administrateurs et du commissaire aux comptes (nom, prénom, fonction, etc.) ;
- Références des autorisations pour les professions réglementées.
Le KBIS doit également contenir l’historique des décisions du tribunal de commerce concernant la société (redressement, liquidation, sauvegarde, etc.).
Quand est-il nécessaire ?
L’extrait KBIS est un document obligatoire pour toute activité impliquant la vente de produits ou services. Il concerne aussi les prestations de nature commerciale comme le transport ou la promotion immobilière. En général, le justificatif est requis dans les formalités officielles. Il est par ailleurs indispensable sur certaines actions comme l’importation de marchandises ou la participation à des appels d’offres.
D’autre part, l’extrait est exigé lors de la création d’un compte bancaire dédié à l’activité commerciale. Il sert avant tout à attester l’existence de la personne morale effectuant cette démarche. De plus, cette pièce est nécessaire pour activer le compte professionnel et réaliser les opérations courantes (retrait, virement, dépôt…).
En tant que document public, le KBIS est accessible à tous auprès du greffe du tribunal du commerce et des plateformes spécialisées. Il peut donc être réclamé à tout moment par les entités ou les personnes en relation avec la société. L’extrait peut par exemple être demandé par :
- Un concurrent, pour vérifier l’activité et les autorisations d’une entreprise ;
- Un fournisseur ou un partenaire potentiel, pour sécuriser l’accord commercial ;
- Un assureur, afin de couvrir une société exerçant en toute légalité ;
- Une association souhaitant évaluer la pertinence d’une offre de collaboration.
Enfin, il est parfois utile de joindre le KBIS à un dossier, même s’il n’est pas requis. L’extrait permettra de démontrer la crédibilité de la société et de gagner la confiance des interlocuteurs les plus exigeants.
Comment obtenir un extrait KBIS ?
L’extrait KBIS peut être obtenu en ligne ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce de la ville de domiciliation de l’entreprise. Il existe également divers sites spécialisés permettant de faciliter et d’accélérer la démarche. Dans tous les cas, le demandeur devra fournir certaines informations sur la société, telles que :
- La dénomination commerciale ;
- La raison sociale ;
- Le sigle ;
- Le numéro SIREN (identifiant à 9 chiffres) ;
- Le numéro SIRET (code d’identification à 14 chiffres).
Le processus repose généralement sur les renseignements propres à une société. D’ailleurs, toutes les mentions figurant au RCS ne sont pas nécessairement pertinentes. Il est néanmoins possible de limiter le champ de recherche avec des données communes par quelques entreprises. Le demandeur pourra ensuite prendre plusieurs KBIS en payant les frais associés. En effet, l’opération n’est pas gratuite. Le document est, en revanche, accessible au public et à toute entité en faisant la demande.