La fiche de paie est un document indispensable dans différents aspects de la vie des salariés. En effet, elle est notamment exigée dans la déclaration de revenus, la location d’un logement, les demandes de prêt… Cette pièce peut aussi être utilisée comme justificatif en cas de litige. De ce fait, l’employeur doit respecter les mentions obligatoires et le formalisme associé au bulletin de salaire.
Bulletin de paie : quelles sont les obligations de l’employeur ?
Tout employeur est tenu de délivrer des fiches de paie à ses employés afin d’éviter les sanctions pour travail dissimulé. Ce délit est passible de 45 000 euros d’amende et de 3 ans de prison. Il faudra par ailleurs indiquer chaque mention obligatoire sur un bulletin de paie. Un bon logiciel de gestion de paie permet néanmoins de se prémunir des erreurs. Pour faciliter la vérification, le document peut être divisé en six zones, à savoir :
- Identification de l’employeur et du salarié ;
- Salaire ;
- Cotisations et contributions sociales ;
- Net à payer et net imposable ;
- Impôt sur le revenu ;
- Mentions finales.
Sur ce dernier point, le salarié est invité à conserver sa fiche de paie sans limitation de durée. Cette rubrique doit aussi préciser le nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle. Enfin, ces mentions redirigent vers une rubrique du site officiel du service public expliquant les cotisations salariales du secteur privé.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une fiche de paie ?
Vous ne devez omettre aucune mention obligatoire sur un bulletin de paie. Dans le cas contraire, vous risquez de payer 450 euros d’amende. Il est donc important de mentionner tous les renseignements exigés par le Code du travail (art. R. 3243-1). Dans les détails, le bulletin de salaire doit inclure les informations suivantes :
- Nom (ou dénomination) et adresse de l’employeur ;
- Référence Urssaf d’affiliation, numéro SIRET et numéro de nomenclature d’activité de l’entreprise (code NAF ou APE) ;
- Intitulé de la convention collective appliquée au salarié (ou référence au Code du Travail relatif aux congés payés et aux délais de préavis de cessation de travail) ;
- Nom, emploi, coefficient et position du salarié dans la classification conventionnelle ;
- Période et nombre d’heures menant au salaire indiqué, en précisant le taux normal et le taux de majoration pour les heures supplémentaires ;
- Nature ainsi que montant des compléments de salaires soumis aux cotisations patronales et salariales (avantages en nature et autres primes) ;
- Montant du salaire brut ;
- Assiette et montant des cotisations, contributions légales et conventionnelles à la charge de l’employeur et du travailleur avant toute déduction (exonérations et exemptions) ;
- Nature et montant des versements et des retenues hors cotisations sociales (frais de transports, carburants et autres prises en charge) ;
- Taux, montant et assiette des retenues à la source, avec le calcul du salaire potentiel sans ces retenues ;
- Montant de la rémunération nette perçue par le salarié et date de paiement ;
- Date de congé et montant de l’indemnité associée, si la période de congé annuel est incluse dans la période considérée pour la fiche de paie ;
- Montant des exonérations et exemptions aux cotisations et contributions salariales ;
- Montant total versé par l’employeur, soit les contributions et les cotisations à sa charge ainsi que la rémunération du salarié ;
- Mention de la rubrique consacrée aux cotisations salariales sur le site du service public ;
- Mentions finales concernant la conservation du bulletin de salaire et éventuellement l’activité partielle.
Quelles sont les mentions interdites sur le bulletin de salaire ?
Le formalisme défini par l’Administration interdit de faire figurer certaines informations sur les fiches de paie. Cette mesure doit donc être respectée au même titre que chaque mention obligatoire sur un bulletin de paie. Il est notamment interdit de mentionner l’exercice du droit de grève dans le document, quel que soit le business ou l’acteur concerné.
Concrètement, l’employeur n’est pas autorisé à utiliser des mentions telles que « grève », « jour de grève », « salarié en grève » … Il pourra néanmoins indiquer le montant retenu dû à la participation à une grève. En revanche, les motifs des absences ne doivent pas renvoyer à ce type d’événement. La meilleure solution consiste ici à utiliser des mentions vagues comme « absences non rémunérées ».
D’autre part, l’employeur ne doit pas faire apparaître l’activité des représentants du personnel dans le bulletin de salaire. Il faudra prévoir une fiche annexe pour donner des renseignements sur la nature de l’intervention et le montant correspondant. Cette règle concerne tous les membres du CSE exerçant leurs fonctions représentatives du personnel, indépendamment du contexte (grève, médiation, consultation, etc.).