La Gestion Électronique des Documents (GED) est un élément clé du fonctionnement des entreprises modernes. Elle vise principalement la dématérialisation des processus afin de gagner en temps et en efficacité. Ce système informatique accessible en ligne ou sous forme de logiciel permet de numériser vos documents papier. La GED permet entre autres de convertir, stocker, indexer, archiver et échanger des informations préalablement numérisées. Pour l’instaurer au sein de votre structure et profiter de ses avantages, vous devez former vos collaborateurs sur l’utilisation de ce système. Cela leur permettra de l’utiliser en toute sécurité. Découvrez donc comment utiliser la GED pour optimiser l’efficacité de votre entreprise.
La gestion électronique des documents pour rationaliser vos processus
Le fonctionnement d’une entreprise implique l’émission d’un grand nombre de documents entre les collaborateurs et les partenaires. Leur gestion ordinaire représente un coût non négligeable en matière de temps et d’argent. Avec la GED, le processus est considérablement raccourci, ce qui vous permet de faire des économies. Vos collaborateurs bénéficieront d’une meilleure organisation et une automatisation efficace. Ils ne perdront plus leur temps à chercher, archiver ou envoyer des documents à vos partenaires. Comme indiqué sur le site Deltic par exemple, vous pouvez l’intégrer à votre système de facturation pour mieux gérer l’envoi, la classification ou encore la transmission de vos factures.
Les nombreuses options de sauvegarde sont un autre des avantages de la GED. Le système vous donne la possibilité de créer des copies originales qui peuvent être conservées hors site. Ce faisant, les risques de perte ou de piratage de données sont grandement limités. Tous les employés peuvent accéder à la documentation de l’entreprise à tout moment et en tout lieu. Cela permet une rapidité d’exécution des tâches qui leur sont assignées. Les collaborations entre partenaires internes et externes sont facilitées par la GED. Vous ne perdez pas de temps dans la recherche des documents et leur émission est moins contraignante. Ce système informatique présente un avantage écologique dans la mesure où il limite l’utilisation des documents papier.
Utilisez le cloud pour faciliter l’accès et la collaboration entre les équipes
Aujourd’hui, le cloud joue un rôle clé dans l’amélioration du processus de gestion d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Il s’agit d’un ensemble de services informatiques accessibles par internet en utilisant n’importe quel appareil connecté. Vous n’avez plus besoin d’installer des serveurs internes pour le stockage de vos données, ce qui implique un budget colossal. En utilisant cette solution en ligne, vous souscrivez uniquement un forfait adapté à vos besoins professionnels. L’opérateur s’occupe non seulement du stockage des données, mais également de la maintenance en cas de nécessité.
Plus important encore, l’utilisation du cloud favorise un travail collaboratif de qualité grâce à sa mobilité. Il garantit une fluidité dans les accès et les échanges d’informations en temps réel. Vos collaborateurs n’auront besoin que d’un ordinateur, un smartphone ou une tablette et une connexion internet. Les différentes équipes peuvent travailler sur divers projets en ayant accès aux fichiers nécessaires sans perdre du temps. Cela contribue à l’amélioration de la productivité et la rentabilité de la structure.
Comment automatiser l’indexation des documents ?
L’indexation est un processus qui permet d’organiser les documents dans le but de faciliter leur recherche. Elle consiste à marquer les fichiers avec leurs propres extraits ou caractéristiques, à savoir le type, le nom, la taille, etc. Vous pouvez ainsi catégoriser les documents sous forme de textes, de médias et autres. En optant pour l’automatisation de l’indexation, vous n’avez plus à saisir les données ou à cocher des cases manuellement.
Vous gagnez donc un précieux temps qui peut être consacré à d’autres activités. Vous réalisez par ailleurs des économies d’argent, puisqu’il ne sera plus question de solliciter des prestataires externes pour l’exécution de ces tâches. L’automatisation permet d’avoir une indexation pertinente dans la mesure où vous avez la possibilité de personnaliser les index utilisés. Cette astuce favorise le tri et l’organisation efficace des données afin d’y avoir accès avec facilité. Il existe de nombreuses méthodes d’automatisation de l’indexation des données, à savoir :
- l’indexation en texte intégral,
- l’indexation par double clé,
- l’indexation par recherche de variables.
Il vous revient de faire un choix en fonction des besoins et du niveau d’efficacité recherché.
Des signatures numériques pour transférer des données sensibles en toute sécurité
Gérer les documents d’entreprise de manière électronique, c’est également opter pour les signatures électroniques. Celles-ci permettent de bénéficier d’un niveau de sécurité accru dans l’authentification des fichiers. Elles disposent d’une empreinte numérique dont le but est de faciliter l’identification de toute modification. Elles ne sont donc pas falsifiables, contrairement aux signatures manuelles. Elles sont appréciées pour leur aspect économique grâce à l’absence d’impression, dont le coût est généralement élevé.
Les signatures numériques visent à accroître votre efficacité compte tenu de leur facilité de mise en place. En quelques minutes seulement, vous pouvez signer et transmettre un grand nombre de documents. Les transactions commerciales peuvent être effectuées en un temps record et depuis n’importe quel endroit. Que vous soyez à la maison, en vacances ou en voyage d’affaires, il suffit d’avoir accès à internet pour signer vos différents documents professionnels. Cette spontanéité qu’offrent les signatures électroniques permet d’améliorer la gestion de la relation client. Cette solution revêt par ailleurs un caractère écologique. Finis les déplacements, mais aussi l’utilisation du papier pour la signature des documents.
Mettez en place un système d’archivage efficace
Pour une meilleure gestion des documents de votre société, optez pour un système d’archivage électronique. Il permet de mieux protéger les fichiers en limitant les coûts et les risques de pertes. Pour ce faire, procédez à une répartition des tâches entre les différents membres de votre équipe. Outre le fait de gagner du temps, vous avez l’assurance que tous les documents sont pris en compte en vue d’une meilleure organisation. Choisissez une solution de stockage en fonction de vos besoins réels et de votre budget. Cela permettra de solliciter le prestataire qui convient pour la mise en place de votre système d’archivage.
L’intervenant doit vous donner des garanties de pérennité et de réversibilité. Dès lors, vous pourrez effectuer un premier test à partir d’une sélection de documents de divers services de la structure. Cela permet de déterminer les forces et les faiblesses de la solution de stockage choisie. Une comparaison minutieuse vous permettra de savoir si elle répond à vos attentes. Il est néanmoins possible de déléguer entièrement l’archivage de vos fichiers à un intervenant externe pour gagner du temps et en efficacité.