Comment rédiger un mail pour confirmer un entretien d’embauche ?

Un recruteur a manifesté son intérêt envers votre candidature à un poste et vous a communiqué une date pour passer un entretien ? Dans une telle situation, vous devez lui fournir une réponse sans trop tarder. Découvrez dans la suite de cet article plusieurs conseils pour confirmer par mail votre présence à un entretien d’embauche et faire bonne impression auprès de la personne chargée du recrutement.

Comment dire je suis disponible pour un entretien ?

Une fois votre CV envoyé à une ou plusieurs entreprises, vous devez patienter le temps qu’un recruteur vous contacte pour vous dire que vous êtes invité à passer un entretien d’embauche. L’attente peut être difficile, car il est impossible de prédire si votre candidature sera retenue ou non. Pour la rendre moins pénible, vous pouvez d’ores et déjà vous préparer à répondre au message que vous recevrez dans le cas où votre profil intéresserait un employeur.

En effet, vous devrez confirmer votre présence à l’entrevue si un recruteur vous envoie un mail de demande d’entretien. Pour ce faire, il est nécessaire de rédiger une réponse affirmative qui contient un ensemble d’informations essentielles.

Quels sont les points essentiels à préciser lors de la confirmation ?

Vous devez faire preuve de professionnalisme à chaque étape visant à obtenir un poste. De ce fait, aucun détail ne doit être négligé. S’agissant du mail pour confirmer votre présence à un entretien d’embauche, vous devez en vérifier aussi bien le fond que la forme. Tout d’abord, veillez à ce qu’il contienne les informations clés suivantes :

  • La date de l’entretien ;
  • L’heure de l’entrevue ;
  • Le lieu de rendez-vous.

Si le mail de demande d’entretien fait mention de ces informations, incluez-les également dans votre réponse dans le but de les confirmer. Dans le cas contraire, demandez au recruteur de vous fournir tous les renseignements dont vous avez besoin pour passer votre entretien.

Par ailleurs, veillez à indiquer le plus clairement possible votre disponibilité dans votre mail de confirmation. Enfin, n’oubliez pas d’adresser des mots de remerciement au début et/ou à la fin de votre message.

Comment dire je suis disponible pour un entretien ?
Source : shutterstock.com

Comment répondre à une réponse positive d’entretien ? Quelques conseils supplémentaires

Lorsque vous écrivez un mail pour confirmer un entretien d’embauche, évitez de le faire dans la précipitation. En effet, cela peut vous conduire à faire des erreurs. Prenez plutôt le temps de bien formuler votre réponse.

Tout d’abord, pensez à vérifier votre disponibilité si le recruteur a indiqué une date et une heure dans la demande d’entretien. Si celles-ci vous conviennent, il suffit de confirmer votre présence au rendez-vous en reprenant ces informations dans votre mail. Autrement, donnez vos disponibilités au recruteur. Faites-en de même si ce dernier n’a encore fixé aucune date. Votre sens de l’initiative sera certainement perçu positivement par la personne chargée du recrutement.

Par ailleurs, assurez-vous d’adopter un ton courtois et formel lors de la rédaction du mail de confirmation d’entretien d’embauche. Abstenez-vous toutefois de vous étendre excessivement sur les formules de politesse. En effet, le recruteur ne doit pas avoir l’impression de lire un pavé. En somme, vous devez rester poli tout en allant directement à l’essentiel.

Enfin, veillez à bien relire votre mail de confirmation avant de l’envoyer. La moindre faute de grammaire ou d’orthographe dans votre lettre risque de vous discréditer auprès de la personne chargée du recrutement.

Quel est le délai idéal pour confirmer sa présence à un entretien d’embauche ?

S’il est déconseillé de répondre à la va-vite pour confirmer sa présence à un entretien d’embauche au risque de commettre des erreurs, il ne faut pas non plus trop attendre pour se manifester. Dans l’idéal, le message de confirmation devrait parvenir au recruteur 24 heures après la réception de la demande d’entrevue. De cette manière, vous démontrerez votre intérêt pour le poste à pourvoir.

Notez par ailleurs que le recruteur est susceptible de se mettre à la recherche de nouveaux candidats si vous tardez à envoyer une réponse. Vos chances de décrocher le poste s’amenuiseront ainsi de façon notable.

Si vous ne pouvez pas confirmer votre présence à l’entretien d’embauche dans les 24 heures qui suivent la réception de la demande d’entrevue, faites-le sous 48 heures au plus tard. Passé ce délai, votre réponse paraîtra incongrue. 

Exemples de mail pour confirmer un entretien

Il est possible de trouver de nombreux exemples de mail pour confirmer un entretien d’embauche sur Internet.

➡️ En voici un dont vous pouvez vous inspirer si le recruteur a proposé une date et une heure et que celles-ci vous accommodent :

Objet : Confirmation de présence à l’entretien d’embauche

Madame/Monsieur,

Je tiens avant tout à vous remercier de l’intérêt que vous avez porté à ma candidature.

Je vous envoie cet email pour vous confirmer ma présence à l’entretien prévu le [date] à [heure] à [lieu].

En attendant de pouvoir vous rencontrer, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées.

Cordialement,

[Prénom et nom]

➡️ Si vous n’êtes pas disponible à la date et l’heure mentionnées, vous pouvez vous baser sur l’exemple ci-après :

Objet : Demande de report d’entretien d’embauche

Madame/Monsieur,

Je tiens avant tout à vous remercier de l’intérêt que vous avez porté à ma candidature.

Je suis dans le regret de vous informer que je ne pourrais pas me rendre à l’entretien d’embauche prévu le [date] à [heure] à [lieu]. Sachez toutefois que je reste vivement intéressé(e) par le poste et que je suis impatient(e) d’échanger avec vous sur le profil recherché.

Je vous propose de reporter notre rendez-vous et de nous rencontrer à l’une des dates suivantes si l’une d’entre elles peut vous convenir : [indiquez vos disponibilités].

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de recevoir mes respectueuses salutations.

Cordialement,

[Prénom et nom]

Exemples de mail pour confirmer un entretien
Source : shutterstock.com

Pourquoi rédiger un mail personnalisé ?

Les modèles de mail de confirmation d’entretien d’embauche disponibles en ligne sont destinés à vous aider si vous ignorez comment en rédiger un. Ils n’ont en revanche pas vocation à être repris tels quels.

La recherche de nouveaux employés est un processus à la fois chronophage et fastidieux. Les recruteurs peuvent recevoir des centaines de mails copiés-collés à partir de modèles trouvés sur la toile. Une réponse personnalisée dans un tel océan de mails de confirmation mécaniques ne peut qu’attirer leur attention. Autrement dit, faire montre d’authenticité vous fera gagner des points en vous permettant de vous démarquer de la concurrence.

En somme, il s’avère judicieux de personnaliser le mail que vous adresserez à un recruteur pour confirmer votre présence à un entretien, de la même manière que vous avez tout intérêt à personnaliser la lettre d’acceptation de poste que vous devrez envoyer si vous décrochez l’emploi que vous convoitez.

Une fois que vous aurez envoyé une réponse personnalisée, préparez-vous à votre entretien d’embauche. Pour ce faire, pensez notamment à réunir toutes les informations que vous pourrez trouver sur l’entreprise dans laquelle vous avez postulé et à les étudier. Cela vous permettra de vous faire une petite idée de son service et de cerner ses objectifs. Vous pourrez ainsi trouver plus facilement des arguments à présenter lors de votre entretien d’embauche.

Confirmation par SMS ?

Bien que le mail reste le moyen privilégié pour confirmer la tenue d’un entretien d’embauche suite à une réponse positive du recruteur, il peut aussi être intéressant d’envoyer un SMS. En effet, le SMS présente certains avantages par rapport au mail dans ce contexte.

Tout d’abord, un SMS permet d’obtenir une réponse plus rapide de la part du recruteur. Alors qu’un mail risque de mettre plusieurs heures avant d’être lu et traité, un SMS a plus de chances d’être vu dans l’instant par son destinataire. En envoyant un SMS de confirmation de rendez-vous en complément du mail, le candidat s’assure donc que le message sera bien reçu par le recruteur.  

De plus, le SMS étant limité en nombre de caractères, il oblige à être direct et concis dans la formulation du message. Le candidat pourra donc simplement confirmer la date, l’heure et éventuellement le lieu de l’entretien en quelques mots. Cette concision est un avantage pour ne pas surcharger inutilement les échanges avec le recruteur.

Enfin, le SMS apporte un supplément de formalisme à la confirmation par rapport à un simple échange oral. Sans forcément se substituer au mail de confirmation, l’envoi d’un SMS montre l’implication du candidat et son sérieux quant à sa candidature. C’est aussi une façon de fixer la confirmation par écrit, en complément d’un éventuel échange téléphonique.

Bien sûr, le SMS ne remplace pas le mail de confirmation, plus formel et détaillé. Néanmoins, en complément du mail, le SMS présente certains avantages pratiques indéniables. Sa rapidité, sa concision et son caractère écrit en font un bon moyen d’obtenir une confirmation rapide par le recruteur, et de renforcer la formalisation de l’entretien.

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